La rentrée commerciale a démarré sur les chapeaux de roue. Le stress et la fatigue se font ressentir. Les vacances d’été sont déjà loin et vous parvenez à peine à sortir la tête de l’eau avec de multiples projets à gérer et des « to-do lists » à rallonge. Vos ennemis : la désorganisation et le stress. Pour lutter contre ces infâmes squatteurs de votre rentrée, prenez 5 minutes pour revenir aux basiques et vous réapproprier les bons réflexes pour mieux gérer votre temps.
Pourquoi est-il important de savoir bien gérer son temps ?
Si la crise de la Covid19 a accéléré certaines évolutions récentes en matière d’organisation du travail, force est de constater que les changements inhérents à l’entreprise ont de fortes répercutions sur notre propre gestion du temps. L’exemple le plus flagrant : le recours massif au télétravail qui perdure aujourd’hui. Couplé à l’usage massif des nouvelles technologies dans nos vies hyper connectées, ces mutations organisationnelles bousculent nos habitudes dans l’organisation du travail. Ainsi, des salariés plus autonomes doivent continuer à faire face à toujours plus de concurrence, à gérer toujours plus de projets et à s’adapter sans cesse.
Mieux vaut donc bien maîtriser votre temps et vos priorités si vous ne voulez pas perdre le contrôle.
Ne pas en tenir compte serait risquer de se voir rattrappé par l’horloge, le calendrier ou encore un agenda rempli de multiples rappels à l’ordre… Car s’il est délicieux d’oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement dans la vie professionnelle où l’on court souvent après des délais de plus en plus serrés.
Ainsi, il y a de nombreux avantages à savoir bien gérer son temps, aux répercutions multiples :
- Gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc.
- Se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l’écoute de vos collaborateurs, vous former ou bien simplement pour souffler et prendre du recul.
- Se libérer d’une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une charge mentale diminuée.
Comment mieux gérer son temps ?
Il n’existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Comme pour tout sportif de haut niveau, tout repose sur le fait de savoir gérer ses efforts en bonne intelligence. Ainsi, beaucoup d’organisation et de rigueur sont nécessaires, tout comme une bonne dose de bon sens !
Les fondamentaux pour mieux gérer son temps
En tant que manager, vous allez trouver de nombreux avantages à structurer de manière efficace vos journées de travail. En effet, une planification méticuleuse permet notamment de :
- Gagner en temps, en efficacité, en énergie, en disponibilité pour ses collaborateurs
- Diminuer son stress
- Mieux gérer les imprévus.
Et ce n’est pas rien !
Il n’y a pas vraiment de secret : vous devez vous discipliner ! Fixez-vous des objectifs personnels et déterminez vos priorités (cf notre point 2).
Il existe plusieurs bonnes habitudes à prendre afin de mieux s’organiser au travail. On peut notamment citer :
- Prendre 15 minutes par jour pour faire le point sur la journée le matin et jeter un œil sur celle du lendemain.
- Avoir son plan de journée à portée de main afin d’en suivre le fil
- Être rigoureux dans son organisation et respecter son planning autant que possible.
- Tenir son planning à jour, valider les tâches réalisées, les rendez-vous effectués…
- Éviter d’être dérangé lorsque la tâche du moment est encore en cours
- Prévoir du temps pour les imprévus.
- Lister les microtâches par ordre d’importance et d’urgence (utiliser la matrice d’Eisenhower cf point 2)
Voici quelques conseils d’organisation très concrets pour établir le planning de vos journées :
Comment établir un emploi du temps efficace ?
1. Analyser votre planning sur une semaine
Notez à quoi vous avez passé votre temps au cours de la journée. Il est important de ne pas vous limiter à l’étude d’une seule journée, mais d’analyser votre emploi du temps sur une semaine afin d’avoir une vision plus juste. Cela vous aidera à :
- Déterminer la charge de travail quotidienne effectivement réalisable
- Identifier les tâches les plus productives
- Identifier les pertes de temps parasites
Une fois ses tâches analysées, positionnez-les sur un seul et même planning en prenant soin de leur attribuer un degré de priorité.
A cette étape de préparation de votre planning, l’enjeu est avant tout de savoir attribuer la juste durée à toutes les tâches que vous aurez listées. Un exercice qui peut parfois s’avérer plus ardu qu’il n’y parait.
Une astuce pour limiter le gaspillage de temps et d’énergie est de ne pas sous-estimer ou surestimer le temps réellement imparti à chaque activité. Prenez en compte les interruptions ou les moments de déconcentration (et tâchez de ne plus en être victime, voir point 4)
2. Définir vos priorités
Dans l’absolu, les tâches que vous avez identifiées doivent correspondre à des objectifs que vous vous êtes fixés (utilisez la méthode SMART). Votre plan d’action global doit s’associer à votre To-do list pour mener à bien vos objectifs personnels.
Déterminez pour chacune de ces tâches leur degré d’importance et d’urgence. Pour vous y aider, utilisez la matrice d’Eisenhower :
En effet, elle permet de classer – et donc positionner judicieusement – ses tâches selon 2 axes : importance et urgence, offrant ainsi une vision plus claire du travail :
- Tâches importantes ET urgentes, qui sont donc à traiter prioritairement
- Activités importantes, mais non urgentes, qui doivent être planifiées
- Actions non importantes, mais urgentes, qui doivent être traitées immédiatement ou déléguées
- Éléments non importants ET non urgents dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.
3. Rassembler les tâches similaires
Une fois que vous avez identifié les tâches qui reviennent souvent, essayez de les regrouper sur un ou plusieurs créneaux dans la journée. Par exemple, réserver 2 ou 3 moments de la journée pour traiter vos mails, passer des appels téléphoniques, classer des dossiers, mettre votre agenda à jour, etc…
En effet, si vous n’avez pas planifié dans votre journée le temps nécessaire pour répondre aux mails au fur et à mesure, vous risquez d’être vite débordé, une sensation contre-productive. Toutes les tâches doivent apparaître sur votre planning pour une meilleure efficacité et une tranquillité d’esprit.
Ces tâches peuvent paraître parfois improductives mais sont en fait capitales dans la gestion de votre temps. Mieux vous êtes préparé, moins vous stressez, plus vous êtes efficaces.
4. Éviter de vous disperser
Connaissez-vous la technique Pomodoro ?
Mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80, cette méthode simple a pour objectif de vous aider à rester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes sans se laisser perturber par un quelconque élément extérieur. Ensuite, vous pouvez prendre une courte pause pour reprendre sur une session de 25 minutes sur une autre tâche.
L’idée est qu’il est contre-productif de rester concentré sur une tâche plus longuement et qu’il est important de déconnecter son cerveau quelques minutes entre deux tâches.
Évidemment, la méthode n’est efficace que si elle convient à votre fonctionnement.
Cependant, à moins de devoir impérativement travailler sur plusieurs dossiers en même temps, il est fortement déconseillé de papillonner d’une tâche à une autre sans en terminer aucune.
Vous vous en êtes bien rendu compte, procrastiner parce que telle ou telle tâche est rébarbative, par exemple, est contre-productif. Mieux vaut s’astreindre à réaliser ce type de tâches dès le matin afin d’en être rapidement débarrassé et passer au travail plus intéressant.
Se contraindre à mener une seule tâche à la fois et à son terme avant de passer à la suivante sans se laisser distraire ou céder à la facilité de la procrastination est une règle essentielle, sauf urgence. Vous pouvez bloquer des créneaux d’environ 2 heures pour chaque dossier. Votre To-do list sera très précieuse pour lister chaque action à réaliser.
5. Planifier les imprévus
Vous pensez avoir tout prévu car tout est méticuleusement planifié dans votre emploi du temps de la journée ? Gare aux imprévus, urgents ou non, qui peuvent surgir à tout moment et bousculer tout un planning.
Par conséquent, il est essentiel de réserver dans son agenda des plages horaires pendant lesquelles vous pourrez être pleinement disponible. Ces moments peuvent être utilisés au bénéfice de vos collaborateurs qui en ont besoin ou bien pour gérer une urgence relativement sereinement sans pour autant désorganiser votre emploi du temps. Autrement dit, ne vous bloquez pas des réunions et des tâches importantes et urgentes du matin au soir sans laisser de temps morts.
6. Prendre des pauses
Il est essentiel de se permettre de souffler entre 2 tâches, prendre l’air de temps en temps. Par exemple, lorsque l’on a passé deux heures intenses à travailler sur un projet et avancé comme prévu (à savoir une fois ses objectifs personnels de la journée atteints quant à ce projet), il est important de prendre quelques minutes pour recharger ses batteries avant de passer à autre chose.
7. Connaître ses limites et savoir déléguer
Tout vouloir gérer seul est une hérésie pour un manager. Pour gérer efficacement son équipe et atteindre les objectifs fixés, ce dernier doit être capable de déléguer les bonnes tâches à la bonne personne au bon moment. De même, il ne lui est pas interdit de demander conseil ou sous-traiter un élément qu’il ne connaît pas parfaitement.
Connaître ses limites fait partie de ces qualités importantes à maîtriser, tout comme faire confiance à ses collaborateurs et déléguer efficacement.
Vous voici prêts à repartir du bon pied en chassant le stress et l’impression de surcharge de travail. Vos nouveaux compagnons, la planification et la rigueur, vont vous permettre de mieux gérer votre temps et vos priorités. Bien organisé(e) pour le dernier trimestre, vous allez pouvoir performer comme jamais et franchir la ligne de fin d’année en vainqueur.
