Et si le nouvel enjeu de nos entreprises était le management à distance ? Avec la crise sanitaire, les équipes se sont retrouvées éparpillées, les collaborateurs parfois isolés, les managers souvent décontenancés. Comme jamais auparavant, il a fallu se réorganiser complètement pour structurer de nouvelles méthodes de travail à distance et réinventer une routine. Même si l’enjeu n’est pas nouveau pour les managers commerciaux, l’organisation globale des entreprises s’en trouve bouleversée et les méthodes managériales doivent être adaptées. Découvrez les enjeux et bonnes pratiques d’un management d’une nouvelle ère et les outils pour manager ses équipes à distance.
Les 3 enjeux du management à distance
1. Donner un cadre et animer l’équipe
Le management d’équipe à distance, c’est avant tout l’établissement de règles claires et communes qui fixent les limites, marges de manœuvre et responsabilités de chacun au sein de l’équipe. Pour réussir à instaurer un cadre dans le cas du télétravail, le manager doit le faire connaître à l’ensemble de l’équipe et faire preuve de pédagogie pour faire accepter une nouvelle façon de travailler.
Ensuite, l’absence de contact va nécessiter la mise en place d’autres formes de communication pour créer une animation d’équipe à distance. En effet, même – et peut-être surtout – en télétravail, le salarié doit rester en contact avec son manager et avec le reste de son équipe.
2. Motiver ses collaborateurs
Pour motiver ses équipes à distance, le manager doit régulièrement rappeler la mission de l’entreprise et permettre à chaque collaborateur de prendre de la hauteur sur ses missions. Cela afin de clarifier et valoriser le travail de chacun. En effet, chaque salarié a besoin d’exercer un métier qui fait sens. Donner du sens au travail des collaborateurs, c’est leur permettre de s’améliorer au quotidien, de développer des compétences, de comprendre pourquoi ils se lèvent le matin pour se mettre au service de l’entreprise, même en restant chez eux.
Pour maintenir la motivation malgré la distance, le management doit nécessairement être basé sur la confiance. Avec le travail à distance, fini l’évaluation basée sur le présentéisme ! Le manager doit apprendre à lâcher prise sur le quotidien, à ne pas tout contrôler et à faire confiance. Une surveillance trop pesante pourrait entraîner du stress et une sensation de perte d’autonomie et de responsabilité chez le collaborateur.
En conséquence, ce mode de management permet d’instaurer un système vertueux où la confiance accordée par le manager engendre la responsabilisation des membres de l’équipe.
3. Gagner en leadership
Comme nous le disions, multiplier les appels intempestifs et les reportings à remplir est inutile, voire contreproductif. C’est l’instauration d’une relation de confiance et la responsabilisation de chacun qui vous fera gagner en leadership. Dans la gestion de son équipe à distance, le manager peut développer 4 axes qui feront de lui un leader :
- reconnaître et valoriser la contribution de chacun
- nouer des échanges fréquents, simples et chaleureux permettant une relation de proximité
- faire preuve de sincérité et de transparence pour renforcer la confiance des collaborateurs
- rappeler la finalité de chaque action pour donner du sens.
Pour acquérir ces compétences, les managers ont tout intérêt à suivre une formation en management à distance pour être efficace rapidement.
Les bonnes pratiques de management à distance
La notion de confiance est récurrente dans toutes les préoccupations de management à distance. En donnant un cadre, en précisant les modalités d’organisation en télétravail, en animant son équipe, la notion clé reste la confiance. Pour instaurer une bonne relation de confiance, la formation en management à distance est une solution pour éviter les pièges tels que le contrôle abusif, délaisser certains collaborateurs autonomes au risque qu’ils soient démotivés, perdre leur engagement au travail. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place dès maintenant.
1. Fixer des objectifs clairs et atteignables
Comme nous le disions en début d’article, le manager doit être clair sur le cadre pour que l’équipe fonctionne même à distance. Il doit aussi fixer des objectifs et des critères d’évaluation basés sur la méthode SMART. Fixer des objectifs d’équipe… mais aussi des objectifs individuels !
Pour faciliter l’organisation de ses collaborateurs en télétravail, il peut proposer de découper les livrables ou fractionner les objectifs sur des périodes plus courtes.
Par ailleurs, il est préférable de privilégier les missions nécessitant réflexion ou rédaction pour les journées télétravaillées, et de réserver les missions ou projets transversaux pour les jours passés au bureau.
Enfin, il faut savoir faire confiance et aussi savoir déléguer. Atteindre les objectifs fixés, c’est aussi aider les collaborateurs à se responsabiliser.
2. Maintenir une cohésion d’équipe
Pour un manager, il est important de maintenir la cohésion de son équipe malgré l’absence physique de certains collaborateurs. En effet, l’expérience a démontré que les équipes dispersées peuvent notamment souffrir de problèmes de coordination, de crises de confiance et/ou d’une dynamique de groupe négative.
Le partage d’un planning collectif visible par tous constitue un premier outil simple à déployer. Il permet de visualiser les jours de présence physique et les jours en télétravail de chaque collaborateur mais aussi les absences de chacun (temps partiel, formations, congés, etc.). Quelques exemples à mettre en place :
- Définir des règles de répartition des jours de télétravail dans le service,
- Fixer des plages de disponibilité du télétravailleur,
- Envisager un temps de travail présentiel minimum afin notamment de planifier des temps collectifs.
Il est également important de ne pas oublier les télétravailleurs dans les e-mails ou les convocations aux réunions et de maintenir des liens au sein de l’équipe en organisant des rencontres régulières entre tous les membres du service.
3. Structurer votre équipe à distance
Pour que votre équipe puisse collaborer à distance de manière fluide et efficace, il est donc important de mettre en place une méthode de travail commune et d’utiliser les mêmes outils. La formation peut être une bonne façon de mettre tout le monde à niveau.
Pour réussir à donner un cadre clair tout en jouant la carte de la proximité, les managers ont tout intérêt à développer leur intelligence émotionnelle. Les bonnes pratiques :
- Être chaleureux et favoriser le lien direct et personnalisé en décrochant son téléphone,
- Faire un point hebdomadaire,
- Prendre des nouvelles de vos équipes.
Ce style de management permet d’animer et de motiver ses équipes à distance, mais également d’assurer le bien-être en entreprise.
Les outils pour vous aider à manager à distance
La difficulté du management à distance réside aussi dans la communication, pour pallier au manque de relations informelles et de présence. Ainsi, l’absence de proximité nécessite la mise en place d’autres formes de contact et d’animation des collaborateurs. Voici quelques outils pour que le salarié reste en contact avec son manager et avec le reste de son équipe.
Faciliter la gestion commerciale
Pour améliorer la gestion commerciale, le manager doit mettre en place les outils de communication adéquats. Quelques outils indispensables pour animer l’équipe à distance :
- Agenda partagé pour connaître les disponibilités de chacun
- Outils collaboratifs : Slack, Asana, Microsoft Teams, Google drive, WhatsApp ou encore Talkspirit. Utiles pour le travail mais aussi pour créer du lien à distance ! Il n’y a pas que le travail dans la vie. Songez aussi à lancer des discussions moins formelles, pour favoriser les échanges conviviaux.
- Visioconférences pour faire des points réguliers sur l’avancement des projets et les besoins de chacun dans l’équipe (Zoom, Skype, Google Meet, Microsoft teams, etc…)
Formation au Management à distance
Avec les nouveaux modes de travail à distance, le changement le plus critique pour les entreprises n’est pas d’ordre logistique ou légal. Il est culturel. La philosophie managériale française habituelle repose beaucoup sur l’informel et la spontanéité. Cette méthode ne fonctionne pas en distanciel. Le télétravail ne tolère que très peu l’improvisation.
Plus qu’un simple détail logistique, le distanciel est avant tout un nouveau mode d’organisation du travail qui s’apprend. Le poids de cette transition repose essentiellement sur les managers. Ce sont eux qui sont au front pour orchestrer cette nouvelle façon de travailler et épauler les collaborateurs.
La formation au management à distance aide les managers à monter en compétences pour savoir concevoir et mettre en place de nouvelles méthodes de management et de nouvelles procédures.
Un double challenge s’offre au manager avec la prise en compte des particularités de l’hybridation de l’organisation du travail : savoir animer et gérer une équipe avec des personnes travaillant à distance et d’autres en présentiel qui se retrouvent ensemble.
La formation du management à distance peut donc s’articuler autour thématiques variées comme :
- l’adaptation des modalités de réalisation de l’activité,
- l’autonomie du collaborateur en télétravail et la notion de responsabilisation
- le séquençage de la journée de télétravail et l’aide à l’organisation
- l’utilisation des outils numériques et collaboratifs
Formation des collaborateurs
Le volet formation dans le travail à distance comprend également l’acquisition de compétences numériques d’une part au travers de l’utilisation des nouveaux outils de travail à distance mais également à la sécurisation des données de l’entreprise (formation en cybersécurité). N’hésitez pas à proposer une formation collective aux outils sur lesquels vous jetterez votre dévolu. C’est une bonne manière de vous assurer que personne ne sera en difficulté d’un point de vue technique.
Les entreprises peuvent également imaginer des “guides pratiques” pouvant être mis à disposition pour accompagner les managers et salariés dans la mise en place du télétravail.
La formation à distance est d’ailleurs une autre manière de motiver ses équipes en leur permettant de monter en puissance sur certains sujets tout en optimisant leur journée de télétravail.
Chez Booster Academy, nous proposons des formations pour accompagner les managers à relever le défi du management à distance et trouver les clés pour booster ses équipes commerciales même à distance.
