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Management à distance : 5 clés pour mieux gérer son temps et ses priorités

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Publié le : 14/09/2023
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Kahina Hélène

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Le travail hybride, voire 100% à distance, se démocratise, faisant évoluer les modes de collaboration au sein des entreprises. Sous cette impulsion, c’est certain : le management doit changer !

Seulement, le management à distance présente des risques pour quiconque n’est pas aguerri aux meilleures pratiques en la matière. Perte de performance dans l’équipe, perte de temps du côté du manager qui n’arrive plus à s’organiser ou prioriser ce qu’il doit faire… le défi est bien plus ardu qu’il ne peut y paraître.

C’est pour vous aider à relever ce challenge que nous vous partageons ici 5 clés pour bien gérer votre temps et vos priorités en tant que manager à distance. À vous l’efficacité managériale !

Autonomiser au maximum les équipes pour mieux gérer son temps

C’est logique : en matière de management comme en présentiel, plus vos équipes sont autonomes et compétentes, moins elles vous sollicitent. Ainsi, vous économisez du temps, que vous pouvez alors accorder à des sujets à haute valeur ajoutée. Mais alors, comment les rendre autonomes ?

Outre le fait de les former correctement à leurs postes et à vos process, la fixation de leurs objectifs est cruciale pour assurer leur autonomie. Ces objectifs doivent être clairs, et fonctionner comme de véritables guides de leurs missions quotidiennes. Ainsi, veillez à les rendre aussi “SMART” que possible, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

Rendez-vous ici pour creuser la méthode SMART pour fixer des objectifs à vos collaborateurs.

Attention cependant à également donner du sens à ces objectifs, et à les aligner avec les compétences et les aspirations professionnelles de chacun. C’est ce sens qui permet de garder vos équipes motivées et engagées, même à distance.

Mettre en place les outils collaboratifs adéquats pour bien gérer les priorités

Lorsqu’on manage à distance une équipe, il est simple de se perdre de point visio en conférence en ligne, ou bien de perdre de vue les tâches accomplies par chacun. Difficile, dans ces conditions, d’être efficace. Voilà rien qu’une bonne boîte à outils ne puisse venir résoudre.

Prenez notamment soin de déployer dans votre équipe :

  • Un outil de gestion de projet, pour bien gérer les échéances, les priorités, mais aussi éviter le micro-management au quotidien. Cet outil doit vous permettre d’assigner les tâches à chacun, de poser des jalons à vos différents projets, d’établir les priorités des diverses missions, le tout de manière simple et visuelle.
  • Des outils de communication adéquats, à la fois synchrones (pour traiter les sujets urgents et éviter la réunionite à distance) et asynchrones (pour dé-prioriser les sujets moins urgents). Par exemple, déployez une messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams, et créez un canal dédié par équipe ou par projet, pour bien segmenter la communication.

Et mettre en place ces outils ne suffit pas. Veillez également à créer des process à leur utilisation, et à y former vos équipes en bonne et due forme.

Favoriser le travail en équipe

Et si, pour améliorer votre gestion du temps en management à distance, vous vous appuyiez plus sur les talents de votre équipe ? Chacun est doté d’une expertise sur des sujets spécifiques, qui peuvent vous aider grandement.

Vous pourrez déléguer à certains des tâches qui vous incombent, tandis que d’autres pourront être chargés du coaching d’autres membres de l’équipe sur leurs sujets d’expertise. Par exemple, pour former vos nouvelles recrues à certains process ou outils, n’hésitez pas à mettre en place ce système de mentorat ou de coaching dès l’onboarding.

Ce faisant, non seulement vous vous assurez une meilleure gestion du temps, mais vous créez également une véritable cohésion d’équipe, même à distance.

Gardez cependant bien à l’esprit que cela demande d’avoir des équipes compétentes. D’où la nécessité de bien analyser les compétences de chacun, et de déceler leurs possibles évolutions en matière de montée en compétences.

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S’appuyer sur les chiffres pour prendre les bonnes décisions, au bon moment

L’idée derrière ce conseil est simple : il s’agit de vous appuyer sur des KPIs pour bien gérer les priorités à distance. Gardez un œil sur les métriques-clés de performance et leur suivi en temps réel pour réajuster les objectifs et les missions de chacun au fil de l’eau.

Par exemple, si vous êtes en charge de la stratégie de prospection de votre entreprise, suivez des KPIs comme le nombre d’appels aboutis ou le nombre de rendez-vous décrochés pour chacun des canaux de prospection. Vous pourrez ensuite réadapter les objectifs et le plan de prospection si les résultats escomptés ne sont pas au rendez-vous.

Mettre en place ce type de management à distance data-driven vous demandera de bien organiser votre planning en fonction de ces reportings. Gardez-vous du temps dans votre planning hebdomadaire pour les regarder, et transmettez-les à vos équipes pour les motiver ou bien les réengager.

Animer les équipes à distance pour continuer à les rendre efficaces

Dernier conseil, et non des moindres : même à distance, faire en sorte que vos équipes restent motivées, pour continuer à travailler en toute autonomie. C’est là l’un de vos rôles, en tant que manager : les animer et créer leur engagement.

Même à distance, vous devez donc garder des rituels d’équipe, comme le stand-up le lundi matin, ou le débrief de la semaine le vendredi. Même si ces événements se déroulent par visioconférence, ils créent du lien entre vous et les différents membres de l’équipe, et vous permettent de clarifier les objectifs de chacun.

Enfin, ne négligez pas pour autant les entretiens en one-to-one avec chacun de vos collaborateurs. Il s’agit d’un très bon outil managérial pour conserver l’engagement individuel de chacun, et les guider vers plus de performance. Et qui dit plus de performance individuelle et d’équipe, dit plus de temps pour vous !

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À propos de l'auteur :

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Kahina Hélène
Forte d’une expérience de 10 ans dans le secteur de la formation professionnelle, Kahina a su développer une solide expertise en vente, gestion de comptes clés et management ! Elle tient à bâtir des relations de confiance avec chacun de ses clients et à comprendre leurs véritables besoins afin de leur proposer des solutions adaptées à leurs enjeux. C'est aussi une passionnée de bons petits plats qu'elle partage au plus grand nombre sur son compte Instagram !

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